Nhằm tinh gọn thủ tục hành chính và xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia đồng bộ về người lao động, ngày 09/6/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định 645/QĐ-BNV. Văn bản này công bố các thủ tục hành chính mới về đăng ký và điều chỉnh thông tin lao động theo quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
Điểm mấu chốt là từ ngày 01/7/2026, người lao động (NLĐ) thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc sẽ thực hiện đăng ký lao động đồng thời với việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình để thực hiện đúng quy định.
1. Trình tự đăng ký lao động tích hợp BHXH bắt buộc từ 01/7/2026
Theo đó, trình tự thực hiện Đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc như sau:
Bước 1. Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.
Bước 2. Người sử dụng lao động đăng ký thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.
Bước 3. Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
Sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý hồ sơ, thông tin đăng ký lao động của người lao động sẽ được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động. Thời gian giải quyết thủ tục là 05 ngày làm việc và không thu phí.
Ngoài ra, từ ngày 01/7/2026 cũng áp dụng thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Việc điều chỉnh được thực hiện khi có thay đổi về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng lao động hoặc địa điểm làm việc.
Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026 có hiệu lực thi hành kể từ:
– Ngày 01/7/2026 đối với hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại Điều 5 và Điều 7 Nghị định 318/2025/NĐ-CP;
– Ngày 01/01/2027 đối với hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp theo quy định tại Điều 6 và Điều 7 Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
2. Trình tự thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2026 ra sao?
Theo Mục 2 Phần 2 Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026 quy định trình tự thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 01/7/2026 như sau:
Bước 1. Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.
Bước 2. Người sử dụng lao động điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.
Bước 3. Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
3. Mức hưởng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở nào?
Theo Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định nguyên tắc bảo hiểm xã hội:
Điều 5. Nguyên tắc bảo hiểm xã hội
1. Mức hưởng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm xã hội; có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
2. Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện do người tham gia lựa chọn.
3. Người vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ trợ cấp hằng tháng, chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện.
Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không được tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
4. Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch; được sử dụng đúng mục đích và được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, các nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định.
5. Việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
6. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội tối thiểu để xác định điều kiện hưởng lương hưu và trợ cấp tuất hằng tháng tính theo năm, một năm phải tính đủ 12 tháng. Trường hợp tính mức hưởng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội có tháng lẻ từ 01 tháng đến 06 tháng được tính là nửa năm, từ 07 tháng đến 11 tháng được tính là một năm.
[…]
Theo đó, mức hưởng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm xã hội; có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định
4. Lời khuyên từ MKLaw
Việc liên thông dữ liệu này đồng nghĩa với việc quản lý lao động của Nhà nước sẽ ngày càng chặt chẽ và minh bạch hơn. Bất kỳ sự sai lệch nào giữa Hợp đồng lao động thực tế và thông tin khai báo BHXH đều dễ dàng bị phát hiện.
Doanh nghiệp của bạn cần chuẩn hóa lại hệ thống hồ sơ nhân sự trước thời điểm Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026 có hiệu lực thi hành.
MKLAW – LUẬT SƯ ĐI TRƯỚC, TÀI PHIỆT THEO SAU
Địa chỉ: 177 Trưng Nữ Vương, TP. Đà Nẵng
Hotline: 0773 11 22 33
