Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã hoàn thiện khung pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, mốc 01/7/2026 đang bị nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm là thời điểm bắt buộc phải chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử. Dưới đây là phân tích chi tiết để Quý doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn nhất về lộ trình này.
1. Giá trị pháp lý của Hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Không chỉ dừng lại ở việc công nhận giá trị pháp lý, Nghị định còn quy định cụ thể về điều kiện, phương thức giao kết tại Điều 6.
Theo đó, hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua hệ thống eContract, bảo đảm các yêu cầu như: sử dụng chữ ký số, xác thực danh tính, bảo mật dữ liệu, khả năng lưu trữ và truy xuất. Sau khi ký kết, hợp đồng phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) trong thời hạn 24 giờ.
Ngoài ra, Điều 7 quy định hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số và được chứng thực. Điều 8 cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật giao dịch điện tử.
Đáng chú ý, theo Điều 4, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử chỉ mang tính khuyến khích, đặc biệt trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính. Điều này cho thấy pháp luật vẫn duy trì song song hai hình thức hợp đồng lao động.
2. Có đúng từ 01/7/2026, doanh nghiệp phải chuyển sang hợp đồng lao động điện tử?
Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và chậm nhất đến ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện theo quy định của Nghị định.
Tuy nhiên, quy định này chỉ xác định thời điểm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và cơ chế quản lý đối với hợp đồng lao động điện tử, không phải là mốc bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang hình thức điện tử.
Thực tế, Nghị định còn thiết lập một hệ sinh thái quản lý tập trung, trong đó Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý có chức năng lưu trữ, cấp mã định danh, kết nối và chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính (Điều 10, Điều 15, Điều 16).
Như vậy, mốc 01/7/2026 chỉ mang ý nghĩa triển khai đồng bộ hệ thống và cơ chế vận hành, không phải là thời hạn bắt buộc chuyển đổi.
3. Quy định chuyển tiếp và thay đổi hình thức hợp đồng
Về quy định chuyển tiếp, Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ:
– Hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước ngày 01/01/2026 và còn hiệu lực thì tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn;
– Trường hợp hợp đồng đã xác lập nhưng chưa thực hiện xong thì tiếp tục theo quy định tại thời điểm giao kết, trừ khi các bên có thỏa thuận áp dụng quy định mới;
– Không có quy định buộc phải ký lại hoặc chuyển đổi hợp đồng đã giao kết trước đó.
Bên cạnh đó, Điều 9 cho phép việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng có thể thực hiện theo hình thức điện tử nếu các bên lựa chọn, sau khi thực hiện chuyển đổi theo quy định.
Như vậy, doanh nghiệp không bị bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ hợp đồng hiện có sang hợp đồng điện tử.
Từ các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP có thể khẳng định, từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Đây chỉ là thời điểm hoàn thiện và vận hành chính thức nền tảng và cơ chế quản lý đối với loại hợp đồng này.
Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được pháp luật công nhận và tiếp tục sử dụng bình thường. Trong khi đó, hợp đồng lao động điện tử là xu hướng được khuyến khích nhằm phục vụ chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản trị và kết nối dữ liệu trong lĩnh vực lao động.
4. Lời khuyên cho doanh nghiệp
Mặc dù không bắt buộc áp dụng từ 01/07/2026, các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử vì những lợi ích lâu dài:
- Tối ưu hóa quy trình: Tiết kiệm thời gian ký kết, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc lao động làm việc từ xa.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hợp đồng giấy.
- Dễ dàng quản lý: Thuận tiện trong việc tra cứu, đối chiếu dữ liệu và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lao động, BHXH.
- Xu thế tất yếu: Đây là bước đi quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quốc gia và quản trị nhân sự hiện đại.
MKLaw – Hành lang pháp lý vững chắc cho quyền lợi của bạn
