Chứng thực bản sao điện tử giúp người dân sử dụng giấy tờ đã được chứng thực trong môi trường điện tử, thuận tiện khi thực hiện thủ tục hành chính. Bài viết hướng dẫn các bước nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu kết quả và những lưu ý pháp lý cần biết.
Khi thực hiện thủ tục hành chính, nhiều người vẫn có thói quen in giấy tờ, sao y bản chính rồi nộp trực tiếp cho cơ quan tiếp nhận. Tuy nhiên, với hình thức chứng thực bản sao điện tử, người dân có thể chủ động thực hiện thủ tục trực tuyến trong trường hợp dịch vụ được cung cấp, qua đó thuận tiện hơn khi cần sử dụng bản sao dưới dạng điện tử.
Vậy chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia được thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì và bản sao điện tử sau khi được chứng thực có giá trị pháp lý ra sao? MKLaw hướng dẫn các bước thực hiện dưới đây.
1. Chứng thực bản sao điện tử là gì?
Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Hiểu một cách đơn giản, thay vì chỉ nhận bản sao được chứng thực dưới dạng giấy, người dân có thể yêu cầu chứng thực bản sao dưới dạng điện tử theo thủ tục được cung cấp.
Cần lưu ý rằng, việc chụp hoặc quét (scan) giấy tờ rồi lưu thành tệp PDF chưa đồng nghĩa với việc đã có bản sao điện tử được chứng thực. Giá trị chứng thực chỉ được xác lập khi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật.
2. Chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thế nào?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia
Công dân truy cập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia
– Công nhân đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.
– Công dân nhập: Số định danh cá nhân Mật khẩu. Sau đó chọn “Đăng nhập”. Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực đăng nhập.
Bước 3: Lựa chọn đúng thủ tục hành chính
Tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người dân tra cứu và lựa chọn thủ tục:
- Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
- Mã thủ tục là 2.000815
Bước 4: Công dân chọn đơn vị tiếp nhận hồ sơ
Công dân chọn Tỉnh/Thành phố – Chọn Phường/xã thực hiện thủ tục – Nhấn “Đồng ý” và chọn chức năng “Nộp trực tuyến”
Bước 5: Xác minh thông tin
Bước 6: Hệ thống sẽ tự động điều hướng sang Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành Tư pháp
Bước 7: Kê khai thông tin và nộp hồ sơ
– Công dân thực hiện kê khai đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
– Công dân có thể lựa chọn loại hình chứng thực cụ thể:
Chứng thực điện tử; Chứng thực giấy; Chứng thực điện tử và giấy.
– Công dân thực hiện tải đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.
– Sau khi điền đầy đủ thông tin, công dân ấn chọn “Gửi hồ sơ”.
Bước 8: Hoàn thành thủ tục
Sau khi hoàn thành thủ tục, công dân có thể tra cứu hồ sơ đã nộp
3. Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?
Giá trị pháp lý là vấn đề người dân cần quan tâm khi lựa chọn hình thức chứng thực điện tử.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, khi sử dụng bản sao điện tử, cần phân biệt hai vấn đề:
Thứ nhất, giá trị của việc chứng thực. Bản sao điện tử phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo đúng quy định. Một tệp scan thông thường không tự động có giá trị tương đương bản sao đã được chứng thực.
Thứ hai, yêu cầu của thủ tục tiếp nhận. Dù bản sao điện tử được chứng thực hợp lệ, người dân vẫn cần kiểm tra quy định áp dụng đối với thủ tục cụ thể mà mình đang thực hiện. Một số trường hợp có thể yêu cầu xuất trình bản chính, sử dụng định dạng tài liệu nhất định hoặc thực hiện thêm bước xác minh theo quy định chuyên ngành.
Vì vậy, trước khi nộp bản sao điện tử, đặc biệt trong hồ sơ doanh nghiệp, đất đai, hộ tịch hoặc các giao dịch có yêu cầu pháp lý riêng, người dân nên kiểm tra kỹ hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
4. Những lưu ý để hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục
Trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến, một số vấn đề tưởng nhỏ có thể khiến người dân mất thêm thời gian hoàn thiện thủ tục.
Kiểm tra đúng loại thủ tục. Chứng thực bản sao từ bản chính khác với chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc các thủ tục công chứng. Cần lựa chọn đúng thủ tục theo mục đích sử dụng giấy tờ.
Chuẩn bị tài liệu đầy đủ, rõ ràng. Không nên chỉ tải lên một phần giấy tờ hoặc sử dụng tệp có chất lượng hình ảnh không đủ để đối chiếu.
Theo dõi thông báo của cơ quan giải quyết. Việc gửi hồ sơ thành công không đồng nghĩa với việc hồ sơ đã được chấp nhận và hoàn tất chứng thực. Người dân cần theo dõi trạng thái xử lý và thực hiện yêu cầu bổ sung nếu có.
Xác định yêu cầu của nơi nhận hồ sơ. Nếu bản sao điện tử được sử dụng trong thủ tục chuyên ngành hoặc giao dịch với một tổ chức cụ thể, nên kiểm tra trước xem nơi tiếp nhận có chấp nhận hình thức tài liệu đó hay không.
Bảo vệ thông tin cá nhân. Giấy tờ dùng để chứng thực có thể chứa thông tin định danh và dữ liệu riêng tư. Chỉ tải tài liệu lên hệ thống chính thức và lưu trữ, chia sẻ theo nhu cầu cần thiết.
MKLAW – LUẬT SƯ ĐI TRƯỚC TÀI PHIỆT THEO SAU
Trụ sở: 177 Trưng Nữ Vương, Phường Hòa Cường, Thành phố Đà Nẵng
Hotline: 0773 11 22 33
