Từ ngày 01/01/2026, hệ thống Tòa án nhân dân áp dụng quy định mới về thời hạn lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 12/2025/TT-TANDTC. Đây là văn bản quan trọng, tác động trực tiếp đến công tác lưu trữ tư pháp. Cùng MKLaw tìm hiểu chi tiết các nhóm hồ sơ và thời hạn lưu trữ để thuận lợi trong tra cứu, quản lý và áp dụng thực tiễn.
Lưu ý: Nội dung dưới đây mang tính tham khảo, phục vụ nghiên cứu và tra cứu pháp lý. Việc áp dụng cần căn cứ thực tế và văn bản hướng dẫn có liên quan.
THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU THEO THÔNG TƯ 12/2025/TT-TANDTC
1. Cơ sở pháp lý
- Thông tư 12/2025/TT-TANDTC có hiệu lực từ 01/01/2026.
- Áp dụng cho hồ sơ giấy và các vật mang tin; hồ sơ số thực hiện theo pháp luật về lưu trữ số.
2. Phân nhóm hồ sơ
Theo Điều 4 Thông tư 12/2025/TT-TANDTC, hồ sơ, tài liệu được chia thành 2 nhóm:
- Nhóm A: Hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Nhóm B: Hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước.
Thời hạn lưu trữ của từng nhóm được quy định chi tiết trong Danh mục kèm theo Thông tư cụ thể như sau:
| STT | Nhóm hồ sơ | Nội dung hồ sơ tiêu biểu | Thời gian lưu trữ |
|---|---|---|---|
| NHÓM A – Hồ sơ chuyên ngành | |||
| 1 | Hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn (Nhóm A) | Hồ sơ vụ án hình sự, hành chính, dân sự.Hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý chuyển hướng.Hồ sơ xóa án tích, đặc xá.Nhiều loại sổ nghiệp vụ: sổ thụ lý, sổ giao nhận hồ sơ, sổ mục lục thống kê… | Hồ sơ lưu trữ vĩnh viễnKhông giới hạn thời gian |
| 2 | Hồ sơ lưu trữ 70 năm (Nhóm A) | Hồ sơ xét miễn/giảm thời hạn chấp hành hình phạt tù, tha tù trước thời hạn.Tiểu hồ sơ giám đốc thẩm, tái thẩm. | Hồ sơ lưu trữ 70 nămKết thúc sau 70 năm |
| 3 | Hồ sơ lưu trữ 10 năm (Nhóm A) | Các báo cáo, kế hoạch công tác thi hành án định kỳ 6 tháng của ngành và cơ quan. | Hồ sơ lưu trữ 10 nămBáo cáo, kế hoạch định kỳ |
| NHÓM B – Hồ sơ quản lý Nhà nước | |||
| 4 | Hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn (Nhóm B) | Hồ sơ xây dựng quy chế làm việc của cơ quan.Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng.Báo cáo tổng kết hằng năm (tổ chức cán bộ, tài chính, pháp chế, khoa học…).Hồ sơ tài sản công (nhà, đất); án lệ; hồ sơ Đảng bộ; hồ sơ công trình nhóm A, B. | Hồ sơ lưu trữ vĩnh viễnKhông giới hạn thời gian |
| 5 | Hồ sơ lưu trữ 70 năm (Nhóm B) | Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức.Hồ sơ quy hoạch, bổ nhiệm, kỷ luật.Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí, thôi việc, tử tuất… | Hồ sơ lưu trữ 70 nămHồ sơ nhân sự – chế độ |
| 6 | Hồ sơ lưu trữ 30–50 năm (Nhóm B) | Hồ sơ đề án, đề tài khoa học cấp Nhà nước.Hồ sơ công trình xây dựng nhóm C, sửa chữa lớn.Hồ sơ ứng dụng CNTT, chuyển đổi số (50 năm). | Hồ sơ lưu trữ 30-50 nămTùy loại hồ sơ |
| 7 | Hồ sơ lưu trữ 10–20 năm (Nhóm B) | Công văn trao đổi về nhân sự, thống kê, pháp chế, thi đua, hành chính, ISO, Đoàn – Công đoàn.Hồ sơ tham gia hoạt động quốc tế, báo cáo ngắn hạn, kế hoạch định kỳ. | Hồ sơ lưu trữ 10-20 nămTùy tính chất quản lý |
| 8 | Hồ sơ lưu trữ 2–5 năm (Nhóm B) | Báo cáo thống kê theo tháng/quý.Công văn hành chính thường xuyên.Hồ sơ báo chí lưu chiểu. | Hồ sơ lưu trữ 2–5 nămLưu ngắn hạn |
Việc ban hành Thông tư 12/2025/TT-TANDTC tạo ra sự thống nhất trên toàn hệ thống Tòa án, góp phần tăng hiệu quả quản lý, tra cứu, bảo quản hồ sơ và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số tư pháp.
Trong trường hợp cần rà soát hồ sơ cụ thể, tổ chức – cá nhân nên đối chiếu trực tiếp Danh mục kèm theo Thông tư hoặc liên hệ đơn vị chuyên môn.
