Quy trình công chứng điện tử trực tuyến từ ngày 1/7/2025 theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Ngày 15/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Công chứng 2024, trong đó lần đầu tiên quy định cụ thể về quy trình công chứng điện tử trực tuyến. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, mở đường cho việc công chứng hoàn toàn online qua nền tảng điện tử. Vậy công chứng điện tử được thực hiện như thế nào? Có gì khác với công chứng truyền thống? Cùng Luật sư MKLAW phân tích chi tiết dưới đây.

Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là hình thức công chứng văn bản, hợp đồng mà các bên không cần gặp mặt trực tiếp, thay vào đó thực hiện hoàn toàn thông qua nền tảng công nghệ số, sử dụng chữ ký số và cầu truyền hình trực tuyến giữa các điểm cầu.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Căn cứ Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, quy trình công chứng điện tử được thực hiện theo 9 bước cơ bản sau:

✅ Bước 1: Gửi yêu cầu công chứng

Người yêu cầu công chứng liên hệ tổ chức hành nghề công chứng qua nền tảng điện tử, thực hiện kê khai thông tin và chuẩn bị hồ sơ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng 2024

✅ Bước 2: Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử

Công chứng viên tiến hành:

• Tạo tài khoản điện tử cho các bên tham gia giao dịch (nếu cần);
• Thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các điểm cầu công chứng.

✅ Bước 3: Tải văn bản lên hệ thống

Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao 40 dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024.

✅ Bước 4: Người yêu cầu công chứng kiểm tra nội dung

Người yêu cầu có thể:

• Tự đọc nội dung văn bản;
• Hoặc yêu cầu công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng..

✅ Bước 5: Xuất trình giấy tờ

• Người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024.
• Công chứng viên đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu (nếu có) và chuyển đổi toàn bộ giấy tờ sang thông điệp dữ liệu điện tử.
• Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.

✅ Bước 6: Xác minh nhân thân, ký số

Công chứng viên:

• Xác thực danh tính người tham gia giao dịch;
• Chứng kiến quá trình ký số vào văn bản.

✅ Bước 7: Ký xác nhận

• Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số.
• Công chứng viên khởi tạo giao dịch kiểm tra và ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

✅ Bước 8: Hoàn tất văn bản công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng:

• Ghi số công chứng, thu phí dịch vụ;
• Gửi văn bản công chứng điện tử qua email hoặc nền tảng lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký

✅ Bước 9: Lưu trữ và chia sẻ

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

Điều kiện sử dụng công chứng điện tử

Theo Điều 50 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, để tham gia công chứng điện tử, người dân và tổ chức cần đáp ứng:

1.Có chữ ký số hợp lệ

Sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ tại Việt Nam hoặc được công nhận hợp pháp tại Việt Nam.

2. Đăng ký tài khoản công chứng điện tử

• Qua nền tảng công chứng điện tử;
• Hoặc xác thực qua VNeID hoặc các ứng dụng xác thực khác để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư số.

✅ Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục này.

 Công chứng viên có quyền gì khi thực hiện công chứng điện tử?

Theo khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng 2024, công chứng viên có các quyền:

– Được bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

– Thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng, tham gia hợp danh vào Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động cho tổ chức hành nghề công chứng;

– Được công chứng giao dịch theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực;

– Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, được khai thác, sử dụng thông tin từ các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật để thực hiện việc công chứng;

– Quyền khác theo quy định của Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?

⏰ Hiệu lực thi hành: 1/7/2025.

⏰ Đây cũng là thời điểm Luật Công chứng 2024 bắt đầu có hiệu lực.

📌Kết luận

Công chứng điện tử là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ngành tư pháp, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, an toàn trong giao dịch. Tuy nhiên, người dân và doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ về hồ sơ, chữ ký số và thiết bị công nghệ để tận dụng tốt lợi ích của hình thức công chứng hiện đại này.

---

 MKLaw – Hành lang pháp lý vững chắc cho quyền lợi của bạn!

 𝟙𝟟𝟟 Trưng Nữ Vương – Quận Hải Châu – Tp.Đà Nẵng – Việt Nam
 +̲8̲4̲ ̲7̲7̲ ̲3̲1̲1̲ ̲2̲2̲3̲3̲
 lawmk.minhkhanh@gmail.com / mklawdn@gmail.com
 𝒎𝒌𝒍𝒂𝒘.𝒄𝒐𝒎.𝒗𝒏